عارضه یابی در سازمان

  

سازمان هر شرکت مشابه انسان ، موجودی پویا و زنده است و پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است هرچه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبود ها و فرآیند درمان مؤثرتر خواهد بود.
نقطه شروع هر تغییر و بهبودی ، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود و پیداکردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می شود . با انجام این فرآیند سعی دریافتن معضلات و تنگناهائی داریم که ممکن است بعنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر رشد باشد .
لذا با انجام فرآیند عارضه یابی سازمانی به مشکلات و امراض سازمان پی برده و سپس با تعریف پروژه های بهبود قدم اول را برای آماده سازی خود در مسیر رشد و تعالی بردارند.
عارضه یابی بعنوان یکی از ابزارهای اولیه و مفید برای سازمانهائی است که در اندیشه تعالی بوده و سعی دارند در این راه قدم بگذارند .
اصولاً سازمانی متعالی است که کیفیت خروجی های آن مورد رضایت مشتریان ، مصرف کنندگان ، کارکنان ، سهامداران ، تأمین کنندگان کالا و خدمات و جامعه قرار گیرد .
عارضه یابی سازمان در دو سطح انجام می شود :
1- عارضه یابی سریع وسطحی
2- عارضه یابی دقیق و تفصیلی

در عارضه یابی سریع و سطحی که از راههای مصاحبه، پرسشنامه ، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخصهای مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت درمحیط بیرونی نیز مورد ارزیابی قرار می گیرد و در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار گرفته و در این مرحله ضرورت انجام بررسی دقیق و عمیق تر نیز تصمیم گیری می شود.
در عارضه یابی دقیق و تفصیلی نیز پس از تصویب پروژه عارضه یابی شامل فرآیند ذیل می باشد :
1- بررسی مأموریت ، چشم انداز ، اهداف و استراتژی های سازمان
2- بررسی ساختار،سیستم های اطلاعاتی ، فرآیندها و نتایج آن
3- تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی و نتیجه گیری
4- تعیین نقاط قوت و ضعف
5- تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارائه راهکارهای بهبود
6- تدوین گزارش
 
حال با توجه به چارچوب فوق بطور کلی مراحل انجام عارضه یابی بشرح ذیل است :
1- طرح موضوع و بیان مسئله یا مسائل سازمان
2- کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه عارضه یابی
3- انتخاب مشاورین با تجربه که فعالیتهای قبلی آنها در صنعت مربوطه باشد.
4- تشکیل تیم عارضه یابی بمنظورایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
5- انجام آموزشهای اولیه ، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضاء
6- تهیه برنامه و انجام عارضه یابی
7- ارائه راهکار بهبود
8- تدوین و ارائه گزارش
ولی نکات ارزشی حاصل از ارزیابی منوط به پرسشنامه های اساسی است که در رابطه با اثر بخشی (انجام کارهای درست) ، کارآئی (انجام درست کارها) ، بهره وری ( انجام درست کارهای درست ) ، نوآوری ، قابلیت انعطاف ، کیفیت کاری شرکت ، سودآوری ، کیفیت تولیدات ، مسئولیت اجتماعی که در مراحل مختلف بررسی سازمان مورد پرسش قرار گرفته و بابررسی نتایج عملکرد حوزه های مختلف سازمان تهیه می شود ، می باشد.

منبع : وبلاگ سیب سبز